Einzahlungsschein erstellen: QR-Rechnung statt ES und ESR

Wer heute in der Schweiz einen Einzahlungsschein erstellen will, braucht keinen roten oder orangen Beleg mehr. Gemeint ist der QR-Zahlteil der QR-Rechnung. Die alten Einzahlungsscheine ES und ESR wurden durch die QR-Rechnung ersetzt. SIX schreibt, dass die QR-Rechnung seit Juni 2020 im Umlauf ist und die Schweizer Einzahlungsscheine am 1. Oktober 2022 endgültig abgelöst hat.

Für Empfänger ist der Unterschied sichtbar: Auf der Rechnung steht unten ein Zahlteil mit Swiss QR Code und Empfangsschein. Im QR-Code stecken die Zahlungsdaten. Daneben stehen die Angaben auch lesbar, damit der Rechnungsempfänger sie vor der Freigabe prüfen kann. Für Firmen sinkt damit das Risiko von Tippfehlern bei Konto, Betrag und Referenz.

Was den Einzahlungsschein ersetzt hat

Der frühere Einzahlungsschein war ein eigener Beleg. Heute ist der Zahlteil Teil der QR-Rechnung. Er kann auf Papier gedruckt oder als PDF verschickt werden. Bei Papier braucht es je nach Versand einen sauber abtrennbaren Zahlteil. Bei PDF-Rechnungen scannt der Kunde den Code direkt mit Mobile Banking oder E-Banking.

Der Swiss QR Code ist am Schweizer Kreuz in der Mitte erkennbar. Er enthält die Angaben, die für die Zahlung nötig sind: Konto, Zahlungsempfänger, Betrag, Währung, Referenz und Angaben zum Zahlungspflichtigen. Die Verarbeitung läuft über die Schweizer Zahlungsstandards.

Welche Angaben eine QR-Rechnung braucht

Für eine einfache QR-Rechnung brauchen Sie die Daten des Zahlungsempfängers, die Kontoangabe, Betrag, Währung und die Angaben des Kunden. Je nach Variante kommt eine strukturierte Referenz dazu. In der Praxis sollten Sie diese Punkte vorbereiten:

• Name und Adresse des Zahlungsempfängers.
• IBAN oder QR-IBAN aus dem Bankvertrag.
• Betrag und Währung, meist CHF oder EUR.
• Name und Adresse des Zahlungspflichtigen.
• QR-Referenz, Creditor Reference oder keine Referenz.
• Rechnungsteil mit Positionen, Datum, Leistung und Zahlungsfrist.

Der QR-Zahlteil ist nur der Zahlungsteil. Für eine saubere Rechnung braucht es weiterhin den Rechnungsteil mit nachvollziehbaren Positionen. Sonst kann der Kunde zahlen, weiss aber nicht ausreichend, wofür die Forderung steht.

IBAN, QR-IBAN und Referenz

Die QR-Rechnung gibt es in mehreren Varianten. Mit normaler IBAN kann eine Rechnung ohne strukturierte Referenz erstellt werden. Möglich ist auch eine internationale Creditor Reference. Wenn Sie eine QR-IBAN verwenden, gehört eine QR-Referenz dazu. Diese Variante ersetzt in der Praxis den alten ESR-Bezug.

Welche Variante passt, steht nicht im Blogartikel, sondern in Ihren Bankunterlagen. Prüfen Sie deshalb im E-Banking oder im Vertrag mit der Bank, ob Sie eine normale IBAN, eine QR-IBAN oder eine bestimmte Referenzart verwenden sollen. Eine falsche Kombination kann dazu führen, dass Zahlungen nicht sauber zugeordnet werden.

Strukturierte Adressen seit 2025 beachten

Seit November 2025 gelten für QR-Rechnungen strengere Vorgaben zu Adressen. SIX hat KMU darauf hingewiesen, dass Rechnungssteller ihre QR-Rechnungen auf strukturierte Adressen umstellen müssen. Für neu erstellte QR-Rechnungen ist deshalb der getrennte Aufbau der Adressdaten der richtige Standard.

Praktisch bedeutet das: Name, Strasse, Hausnummer, Postleitzahl, Ort und Land sollten nicht nur als freie Textzeile im QR-Code landen. Wenn Sie eine Bankmaske, Software oder einen Generator nutzen, prüfen Sie, ob diese Felder sauber getrennt werden. Veraltete Generatoren können sonst Belege erzeugen, die später Probleme machen.

Einzahlungsschein kostenlos erstellen

Für einzelne Rechnungen reicht oft das E-Banking der eigenen Bank. Viele Schweizer Banken bieten eine Maske, mit der Sie eine QR-Rechnung oder einen QR-Zahlteil erstellen können. Das ist sinnvoll, wenn Sie nur selten Rechnungen schreiben und keine Kundenverwaltung brauchen.

Der Nachteil: Sie pflegen Positionen, Empfänger, Referenzen und Rechnungsdaten oft getrennt. Sobald Sie regelmässig Rechnungen schreiben, wird diese Arbeitsweise langsam und fehleranfällig. Dann lohnt sich ein Rechnungstool oder eine Buchhaltungslösung.

QR-Rechnung auf FIRMEN.directory

Die öffentliche Seite QR-Rechnung erstellen erklärt die Funktion und die Pflichtangaben. Der Generator selbst ist für Schweizer Firmen im Premium- oder Elite-Profil gedacht.

Im Firmenkonto können berechtigte Firmen Empfänger und Positionen erfassen und daraus ein PDF mit QR-Zahlteil erstellen. Der Generator hängt am Offerten-Werkzeug: Aus einer angenommenen Offerte kann eine Rechnung werden, ohne die Positionen erneut zu schreiben.

Häufige Fehler beim QR-Zahlteil

QR-IBAN ohne QR-Referenz

Eine QR-IBAN gehört zur QR-Referenz. Wer diese Kombination falsch nutzt, riskiert Zuordnungsprobleme.

Alte ES- oder ESR-Belege weiterverwenden

Rote und orange Einzahlungsscheine sind nicht mehr der gültige Weg. Neue Rechnungen brauchen den QR-Zahlteil.

Adresse als freie Zeile erfassen

Seit den neuen Vorgaben sollten QR-Rechnungen mit strukturierten Adressen erstellt werden. Prüfen Sie dafür Ihre Software oder Bankmaske.

Diese Information ist allgemein. Massgeblich sind die Vorgaben von SIX, den Schweizer Banken und Ihrer eigenen Bankbeziehung.