Einzahlungsschein erstellen: was heute mit QR-Rechnung gilt

Wer heute in der Schweiz einen Einzahlungsschein erstellen will, meint meistens den QR-Zahlteil der QR-Rechnung. Die roten und orangen Einzahlungsscheine sind seit Ende September 2022 nicht mehr in Gebrauch. An ihre Stelle ist die Rechnung mit Swiss QR Code getreten.

Was den Einzahlungsschein ersetzt hat

Der alte Einzahlungsschein war ein separater Beleg. Heute steht der Zahlteil direkt auf der Rechnung, unten auf dem A4-Blatt oder im PDF. Dort stehen Zahlungsempfänger, Konto, Betrag, Währung, Referenz und die Angaben des Zahlungspflichtigen. Der Swiss QR Code enthält diese Daten maschinenlesbar.

Für Kundinnen und Kunden ändert sich wenig: Sie scannen den Code mit E-Banking, Mobile Banking oder TWINT und lösen die Zahlung aus. Für die Firma ist wichtig, dass die Angaben korrekt zusammenpassen.

Welche Angaben Sie brauchen

• Name und Adresse des Zahlungsempfängers.
• IBAN oder QR-IBAN, je nach Referenzart.
• Betrag und Währung, meist CHF oder EUR.
• Name und Adresse des Kunden.
• QR-Referenz, Creditor Reference oder keine Referenz.

Bei einer QR-IBAN gehört eine QR-Referenz dazu. Bei einer normalen IBAN kann die Rechnung auch ohne strukturierte Referenz erstellt werden. Welche Variante passt, steht im Vertrag oder in den Unterlagen Ihrer Bank.

Einzahlungsschein kostenlos erstellen: wann das reicht

Für einzelne Rechnungen reicht oft das E-Banking der eigenen Bank. Viele Banken bieten eine Maske, mit der Sie einen QR-Zahlteil erstellen können. Das ist praktisch, wenn Sie nur selten Rechnungen schreiben und keine Positionen, kein Logo und keine Kundendaten verwalten müssen.

Sobald Sie regelmäßig Angebote und Rechnungen schreiben, wird eine Bankmaske mühsam. Dann müssen Positionen, Steuersätze, Empfänger und Zahlungsteil an mehreren Stellen gepflegt werden.

QR-Rechnung statt Beleg-Sammlung

Auf FIRMEN.directory erstellen Premium- und Elite-Firmen in der Schweiz eine Rechnung mit QR-Zahlteil direkt aus dem Firmenkonto. Die Rechnung übernimmt Logo, Firmenfarbe, Empfänger und Positionen. Aus einer angenommenen Offerte kann eine Rechnung werden, ohne die Zeilen neu zu erfassen.

Die vollständige Übersicht mit QR-IBAN, Referenzarten und Pflichtangaben steht auf der Seite QR-Rechnung erstellen.

Typische Fehler

• QR-IBAN verwenden, aber keine passende QR-Referenz eintragen.
• Adresse des Zahlungspflichtigen unvollständig erfassen.
• Alte ESR- oder ES-Belege weiterverwenden.
• Nur den QR-Zahlteil erstellen, aber keinen sauberen Rechnungsteil mitschicken.

Diese Information ist allgemein. Massgeblich sind die Vorgaben der Schweizer Banken und von SIX zur QR-Rechnung.