Offerte erstellen: Angebot als PDF mit Vorlage

Was der Offerten-Generator macht

Sie erstellen ein Angebot — in der Schweiz „Offerte“ genannt — als gestaltetes PDF für Ihre eigenen Kunden. Sie tragen Empfänger und Positionen ein, das PDF trägt Ihr Logo und Ihre Firmenfarbe. Die Funktion gehört zu Premium und Elite und ist für Firmen in der Schweiz, Deutschland und Österreich verfügbar.

Was in eine gute Offerte gehört

Eine Offerte ist mehr als ein Preis auf Papier. Sie sollte so klar sein, dass der Kunde ohne Rückfrage entscheiden kann. Dazu gehören:

• Name und Adresse von Anbieter und Empfänger.
• Angebotsnummer, Datum und Gültigkeit.
• Leistung oder Produkt mit Menge, Einheit und Einzelpreis.
• Rabatte, Zuschläge, Steuersatz und Gesamtbetrag.
• Zahlungsbedingungen, Liefertermin oder Projektzeitraum.

Wer ein Angebot schreiben muss, kann diese Punkte als einfache Angebotsvorlage nehmen. Der Generator macht daraus ein PDF mit sauberer Rechnung: Netto, Steuer und Brutto stehen an der richtigen Stelle.

So entsteht eine Offerte

1. Angebotsnummer, Datum, Gültigkeit und Empfänger eintragen.
2. Positionen mit Beschreibung, Menge, Einheit, Preis und Steuersatz erfassen.
3. Die Vorschau rechnet Netto, Steuer und Brutto aus; danach als PDF herunterladen.

Kunden lassen sich einmal speichern und für weitere Angebote wiederverwenden. Erstellte Offerten bleiben in einer Übersicht zugänglich.

Angebotsvorlage oder Generator?

Eine Word- oder Excel-Vorlage reicht für den Anfang. Sie hat aber typische Schwächen: alte Kundendaten bleiben stehen, Summen werden überschrieben, Steuersätze passen nicht mehr. Bei wenigen Angeboten pro Jahr ist das meist verkraftbar. Sobald Angebote wiederkehrend geschrieben werden, spart ein Generator Zeit und senkt das Fehlerrisiko.

FIRMEN.directory speichert Kunden und Positionen im Konto. Sie starten nicht jedes Mal mit einer leeren Datei, sondern übernehmen vorhandene Daten und prüfen nur noch den Inhalt.

Offerte, Angebot oder Kostenvoranschlag?

Im Alltag werden die Begriffe oft gemischt. In der Schweiz ist „Offerte“ das normale Wort für ein Angebot. In Deutschland und Österreich sagt man meist „Angebot“. Ein Kostenvoranschlag ist enger: Er schätzt Kosten vor Beginn einer Arbeit, etwa bei Reparaturen oder Handwerksleistungen. Für die meisten B2B-Aufträge genügt ein klares Angebot mit Leistungsumfang, Preis und Gültigkeit.

Mit Logo und Firmenfarbe

Das PDF übernimmt das Logo aus Ihrem Eintrag und setzt die Firmenfarbe als Akzent. So sieht ein Angebot nach Ihrer Firma aus und nicht nach einer leeren Vorlage. Die Summen werden serverseitig berechnet, damit Netto, Steuer und Brutto zusammenpassen.

In der Schweiz: aus der Offerte eine QR-Rechnung

Für Schweizer Einträge lässt sich ein Angebot in eine QR-Rechnung überführen. Aus dem akzeptierten Angebot wird so direkt die Rechnung mit Schweizer QR-Code — ohne die Positionen erneut zu tippen. Was der QR-Zahlteil enthalten muss und welche Wege es sonst gibt, steht auf der Übersichtsseite zur QR-Rechnung.

Wer noch vom Einzahlungsschein spricht: Gemeint ist heute der QR-Zahlteil der QR-Rechnung. Die Details dazu stehen im Beitrag Einzahlungsschein erstellen: was heute gilt.

FIRMEN.directory stellt hierfür das technische Werkzeug bereit. Eine Offerte oder Rechnung aus dem Generator ist keine Buchhaltungsunterlage; für die korrekte Verbuchung und Archivierung sind Sie selbst verantwortlich.