E-Rechnung 2027: Fristen, Formate und was jetzt wirklich gilt

Stand: 9. Juli 2026. Für viele deutsche Unternehmen endet Ende 2026 die Schonfrist beim Ausstellen von E-Rechnungen. Wichtig sind vor allem drei Punkte: Empfangen gilt schon seit 2025, ein normales PDF ist keine E-Rechnung, und die Umsatzgrenze für 2027 schaut auf den Vorjahresumsatz.

Was ab 2027 wirklich kippt

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Für den Empfang reicht nach dem Bundesfinanzministerium ein E-Mail-Postfach; in der Praxis braucht man aber auch einen Weg, XRechnung oder ZUGFeRD zu lesen.

Beim Ausstellen läuft noch eine Übergangsfrist. Bis 31. Dezember 2026 können Rechnungsaussteller statt einer E-Rechnung noch eine sonstige Rechnung schreiben. Papier ist immer möglich, ein einfaches PDF per E-Mail braucht wie bisher die Zustimmung des Empfängers.

Die Fristen 2025 bis 2028

• Seit 1. Januar 2025: inländische Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können.
• Bis 31. Dezember 2026: alle Rechnungsaussteller dürfen noch sonstige Rechnungen nutzen, also Papier oder PDF mit Zustimmung des Empfängers.
• Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen für betroffene inländische B2B-Umsätze grundsätzlich E-Rechnungen ausstellen.
• Bis 31. Dezember 2027: Unternehmen mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz dürfen die Übergangsregel noch nutzen. Für 2027 ist nach der bayerischen Finanzverwaltung der Gesamtumsatz des Kalenderjahres 2026 massgeblich.
• Ab 1. Januar 2028: die Ausstellungsfrist gilt grundsätzlich für alle betroffenen inländischen B2B-Umsätze, soweit keine Ausnahme greift.

Was als E-Rechnung zählt

Eine E-Rechnung ist kein Bild einer Rechnung. Sie muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden und elektronisch verarbeitet werden können. Die üblichen Formate in Deutschland sind XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1; die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL reichen nach der BMF-Einordnung nicht.

Ein normales PDF, ein Scan, eine Word-Datei oder ein Foto der Rechnung sind seit 2025 nur noch «sonstige Rechnungen». Sie können in der Übergangszeit noch zulässig sein, ersetzen aber keine E-Rechnung.

Wer betroffen ist

Die neue Pflicht betrifft inländische B2B-Umsätze. Gemeint sind also Umsätze zwischen Unternehmen in Deutschland. Privatkunden fallen nicht darunter. Auch bei vielen steuerfreien Umsätzen gibt es keine Pflicht zur E-Rechnung, weil schon die umsatzsteuerliche Rechnungspflicht anders liegt.

Ausgenommen beim Ausstellen sind unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise und Leistungen von Kleinunternehmern. Diese Ausnahmen ändern aber nichts an der Empfangspflicht: Auch Kleinunternehmer müssen seit 2025 E-Rechnungen annehmen können.

Zwei häufige Missverständnisse

Rund um die E-Rechnungspflicht tauchen vor allem zwei Fehler immer wieder auf:

• «Ab 2027 wird die E-Rechnung Pflicht»: für den Empfang gilt die Pflicht schon seit 1. Januar 2025. Ab 2027 geht es vor allem um das Ausstellen bei Unternehmen über der Umsatzgrenze.
• «Aufbewahrung 10 Jahre»: umsatzsteuerlich nennt das BMF für Rechnungen nach § 14b UStG acht Jahre. Bei E-Rechnungen muss mindestens der strukturierte Teil unverändert erhalten bleiben. Andere handels- oder steuerrechtliche Pflichten können im Einzelfall dazukommen.

ZUGFeRD: Das XML ist nicht Beiwerk

Bei ZUGFeRD sieht man zuerst ein PDF. Für die E-Rechnung ist aber der eingebettete XML-Teil entscheidend. Weichen PDF-Ansicht und strukturierter Teil voneinander ab, sind für die E-Rechnung die strukturierten Daten führend. Deshalb sollte nicht nur das sichtbare PDF abgelegt werden.

Bei XRechnung gibt es gar keine hübsche PDF-Ansicht. Die Datei ist XML und muss für Menschen erst angezeigt werden. Genau dafür gibt es Viewer.

Was kleine Unternehmen jetzt tun sollten

Wer 2027 noch nicht ausstellen muss, sollte trotzdem nicht bis Ende 2027 warten. Der Empfang ist bereits Pflicht, und viele grössere Kunden werden früher strukturierte Rechnungen erwarten.

• Eine feste Rechnungsadresse einrichten, zum Beispiel rechnung@.
• Klare Ablage für Originaldateien festlegen, nicht nur für Ausdrucke.
• XRechnung und ZUGFeRD einmal mit echten Beispieldateien testen.
• Mit der Buchhaltung klären, welches Format für Ausgangsrechnungen genutzt wird.
• Bei mehr als 800.000 Euro Umsatz im Kalenderjahr 2026 die Umstellung für Januar 2027 einplanen.

E-Rechnung lesen: der einfache erste Schritt

Wer heute eine XRechnung bekommt, muss nicht sofort ein neues ERP-System kaufen. Zum Lesen reicht zunächst ein Viewer. Der E-Rechnungs-Viewer von FIRMEN.directory zeigt XRechnung, ZUGFeRD und Factur-X als Tabelle an: Absender, Empfänger, Positionen, Steuer und Gesamtbetrag. Die Datei wird nur angezeigt und nicht gespeichert.

Die vollständige Übersicht zur Pflicht steht auf unserer Seite E-Rechnungspflicht in Deutschland.

Quellen

• Bundesfinanzministerium: FAQ zur obligatorischen E-Rechnung
• Bayerisches Landesamt für Steuern: Einführung der E-Rechnung
• § 33 UStDV: Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro

Diese Information ist allgemein und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Massgeblich sind UStG, UStDV, die BMF-Schreiben und die konkrete Rechnung im Einzelfall.