XRechnung und ZUGFeRD öffnen und lesen

XRechnung und ZUGFeRD — kurz erklärt

Beide sind Formate der elektronischen Rechnung. Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei: maschinenlesbar, aber für das Auge sperrig. ZUGFeRD und das französische Factur-X sind hybride Formate — ein PDF mit eingebetteten XML-Daten, also lesbar und maschinenverarbeitbar zugleich. Der E-Rechnungs-Viewer macht aus beidem eine klare Tabelle.

XRechnung oder ZUGFeRD: der Unterschied

Die XRechnung kommt meist als XML-Datei. Sie passt gut zu Behörden, größeren Unternehmen und Systemen, die Rechnungen direkt verarbeiten. ZUGFeRD ist für den Alltag oft angenehmer, weil die Rechnung als PDF sichtbar bleibt und die XML-Daten im Dokument stecken.

Für den Empfänger zählt vor allem: Beide Formate können eine gültige E-Rechnung sein, wenn sie die Anforderungen der EN 16931 erfüllen. Ein einfaches PDF ohne strukturierte Daten reicht dafür nicht.

Ab wann die E-Rechnungspflicht gilt

Der Readiness-Check beantwortet zwei Fragen. Beim Empfangen gilt: Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland im B2B-Bereich E-Rechnungen entgegennehmen können. Beim Ausstellen hängt die Frist vom Umsatz ab:

• Bis 800.000 € Vorjahresumsatz: Pflicht zum Ausstellen ab 1. Januar 2028.
• Über 800.000 € Vorjahresumsatz: Pflicht zum Ausstellen ab 1. Januar 2027.

Alle Fristen, die Übergangsregeln und was für Kleinunternehmer und Vereine gilt, stehen gesammelt auf der Seite E-Rechnungspflicht: Fristen 2025 bis 2028.

Eine E-Rechnung lesbar anzeigen

Im Viewer laden Sie eine XRechnung (XML in den Varianten UBL oder CII) oder eine ZUGFeRD-/Factur-X-Rechnung (PDF) hoch. Angezeigt werden Absender und Empfänger, das Rechnungsdatum, die Währung, die einzelnen Positionen und die Beträge für Netto, Steuer und Brutto. Ein Hinweis zeigt das erkannte Format an.

Was Sie nach dem Öffnen prüfen sollten

Der Viewer hilft beim Lesen, ersetzt aber keine fachliche Prüfung. Kontrollieren Sie mindestens diese Punkte, bevor Sie die Rechnung freigeben:

• Stimmen Name, Adresse und USt-IdNr. des Ausstellers?
• Passen Leistungsdatum, Rechnungsdatum und Rechnungsnummer?
• Sind Positionen, Mengen, Steuersätze und Gesamtbetrag nachvollziehbar?
• Ist die Datei die Originaldatei, die später archiviert wird?

Die Datei wird nur angezeigt

Die hochgeladene Rechnung wird im Arbeitsspeicher verarbeitet und nicht gespeichert. Der Viewer zeigt den Inhalt an, prüft aber nicht die Konformität der Rechnung. Für die GoBD-konforme Archivierung Ihrer E-Rechnungen sind Sie selbst verantwortlich.

Diese Information ist allgemein und ersetzt keine individuelle Steuer- oder Rechtsberatung. Massgeblich sind die gesetzlichen Regelungen im Einzelfall.