USt-IdNr. prüfen: VIES-Abgleich für Deutschland und Österreich

Wer mit Unternehmen in anderen EU-Ländern arbeitet, kommt an der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer nicht vorbei. In Deutschland heisst sie USt-IdNr., in Österreich wird meist von der UID-Nummer gesprochen. Beide Nummern lassen sich über VIES prüfen, das System der Europäischen Kommission für die Mehrwertsteuer-Abfrage.

Dieser Beitrag erklärt, wie Sie eine USt-IdNr. prüfen, wann die VIES-Abfrage reicht, wann eine qualifizierte Bestätigung sinnvoll ist und wie FIRMEN.directory das öffentliche Badge „USt-IdNr. bestätigt“ für eigene Firmenprofile nutzt.

USt-IdNr. prüfen: worum es geht

Die USt-IdNr. ist nicht die normale Steuernummer eines Unternehmens. Sie wird für Geschäfte im EU-Binnenmarkt genutzt. Bei Lieferungen und Leistungen zwischen Unternehmen kann sie relevant sein, weil die steuerliche Behandlung davon abhängen kann, ob der Geschäftspartner eine gültige Nummer hat.

Eine Prüfung ist vor allem vor der ersten Rechnung an einen neuen B2B-Kunden im EU-Ausland sinnvoll. Sie ist auch dann angebracht, wenn ein Kunde eine neue Rechnungsadresse nennt, wenn eine längere Zusammenarbeit wieder beginnt oder wenn die Nummer im Angebot, Auftrag oder Impressum anders geschrieben ist als in Ihren Stammdaten.

VIES-Abfrage Schritt für Schritt

VIES steht für VAT Information Exchange System. Die Abfrage läuft über die EU-Kommission und greift auf die nationalen Register der Mitgliedstaaten zu. Für eine einfache Kontrolle brauchen Sie keine Anmeldung.

1. Öffnen Sie die VIES-Abfrage der Europäischen Kommission.
2. Wählen Sie das Land der Nummer, zum Beispiel Deutschland oder Österreich.
3. Geben Sie die Nummer ohne Leerzeichen ein.
4. Lesen Sie das Ergebnis und speichern Sie Datum, Uhrzeit und, falls vorhanden, die Bestätigungsnummer.

Für Deutschland beginnt die Nummer mit DE und neun Ziffern. Für Österreich beginnt sie mit ATU und acht Ziffern. Schreibfehler sind häufig: ein fehlendes Länderkennzeichen, ein Leerzeichen an der falschen Stelle oder eine verwechselte Ziffer reichen aus, damit eine gültige Nummer falsch eingegeben wird.

UID-Nummer prüfen in Österreich

Die österreichische UID ist dem Zweck nach die österreichische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Sie kann im VIES geprüft werden. Für österreichische Unternehmen gibt es daneben das UID-Bestätigungsverfahren über FinanzOnline. Dort wird zwischen einer einfachen Abfrage und einer Abfrage mit Name und Anschrift unterschieden.

Für die Praxis heisst das: Eine schnelle erste Kontrolle ist über VIES möglich. Wenn Sie für die eigene Steuerdokumentation einen genaueren Nachweis brauchen, sollten Sie den offiziellen Weg über FinanzOnline nutzen und den Beleg intern ablegen.

Einfache und qualifizierte Bestätigung

Die einfache Bestätigung beantwortet die Grundfrage: Ist diese Nummer zum Zeitpunkt der Abfrage gültig? Das hilft, reicht aber nicht in jedem Fall. Bei einer qualifizierten Bestätigung werden weitere Angaben geprüft, etwa Name und Anschrift des Unternehmens.

In Deutschland läuft die Bestätigung ausländischer USt-IdNrn. über das Bundeszentralamt für Steuern. Dort finden deutsche Unternehmen auch Informationen zur Vergabe und Prüfung der USt-IdNr. Für steuerliche Einzelfälle ist Ihr Steuerberater die bessere Anlaufstelle als ein Blogartikel.

Was VIES zurückgeben kann

VIES meldet in erster Linie, ob die Nummer gültig ist. Je nach Mitgliedstaat können Name und Adresse angezeigt werden. Manche Länder geben diese Angaben nicht oder nur eingeschränkt zurück. Ein fehlender Name in der VIES-Antwort ist deshalb nicht automatisch ein Warnzeichen.

Wichtig ist der Zeitpunkt der Prüfung. Eine Nummer kann heute gültig sein und später gesperrt oder geändert werden. Legen Sie die Abfrage deshalb mit Datum ab, besonders wenn die Rechnung steuerfrei gestellt wird oder das Reverse-Charge-Verfahren zur Anwendung kommt.

Wenn die Nummer ungültig erscheint

Ein ungültiges Ergebnis sollte nicht sofort als Betrug gewertet werden. Prüfen Sie zuerst die Schreibweise. Fragen Sie den Geschäftspartner nach der korrekten Nummer und vergleichen Sie sie mit Auftrag, Rechnung, Website und Impressum. Bei neuen Unternehmen kann es auch vorkommen, dass die Nummer noch nicht im System sichtbar ist.

Wenn die Nummer weiter ungültig bleibt, sollten Sie die Rechnung nicht einfach wie geplant ausstellen. Klären Sie den Fall mit Ihrer Buchhaltung oder Steuerberatung. Die Frage, ob Umsatzsteuer ausgewiesen werden muss, hängt vom konkreten Geschäft ab.

Wenn VIES nicht erreichbar ist

VIES hängt an den nationalen Systemen der Mitgliedstaaten. Wenn ein Dienst nicht erreichbar ist, ist das kein Nachweis für eine ungültige Nummer. Warten Sie ab und prüfen Sie später erneut. Für wiederkehrende Geschäftspartner lohnt sich eine erneute Kontrolle in festen Abständen, vor allem wenn hohe Beträge oder seltene Lieferungen betroffen sind.

Diese Logik nutzt auch FIRMEN.directory beim eigenen Badge: Ein vorübergehender Ausfall wird nicht als negativer Status veröffentlicht.

Das Badge auf FIRMEN.directory

Firmen aus Deutschland und Österreich können in der Profilverwaltung ihre eigene USt-IdNr. oder UID eintragen und prüfen lassen. Die Prüfung läuft serverseitig über VIES. Passt die Nummer zum Land des Eintrags und meldet VIES ein gültiges Ergebnis, erscheint auf dem öffentlichen Profil das Badge „USt-IdNr. bestätigt“ mit Stand-Datum.

Das Badge ist positiv aufgebaut. Es erscheint nur bei einer bestätigten Nummer. Eine ungültige Eingabe, ein Tippfehler oder ein VIES-Ausfall erzeugt kein öffentliches Negativmerkmal. FIRMEN.directory ist damit kein öffentlicher Prüfservice für fremde USt-IdNrn. Fremde Nummern prüfen Sie direkt bei VIES, beim BZSt oder über FinanzOnline.

Was nicht bestätigt wird

Eine gültige USt-IdNr. sagt nur etwas über diese Nummer aus. Sie sagt nichts über Bonität, Zahlungsfähigkeit, Qualität, Lieferfähigkeit oder rechtliche Streitigkeiten. Wer einen grösseren Auftrag vergibt, sollte weitere Punkte prüfen: Firmenname, Adresse, Website, Impressum, Handelsregisterdaten, Kommunikation und Zahlungsbedingungen.

Auch das Badge auf FIRMEN.directory ist kein Gütesiegel für die Firma. Es zeigt nur, dass die angegebene USt-IdNr. oder UID über VIES als gültig bestätigt wurde.

Schweizer UID nicht verwechseln

Die Schweizer UID beginnt mit CHE. Sie ist eine Unternehmens-Identifikationsnummer und nicht dasselbe wie die deutsche USt-IdNr. oder die österreichische UID. Schweizer Firmen werden nicht über VIES geprüft. Für Schweizer Profile nutzt FIRMEN.directory Registerdaten aus der Schweiz, darunter UID-Register und MWST-Status, soweit diese positiv bestätigt vorliegen.

Quellen: VIES der Europäischen Kommission, Bundeszentralamt für Steuern, FinanzOnline. Diese Information ersetzt keine Steuerberatung.