Digitale Visitenkarte, QR-Code und E-Mail-Signatur erstellen

Aus einem guten Firmeneintrag lässt sich mehr machen als eine Profilseite. Viele Betriebe brauchen dieselben Kontaktdaten an mehreren Stellen: als digitale Visitenkarte, in der E-Mail-Signatur, auf gedruckten Karten, auf einem Flyer oder im Schaufenster. Die Marken-Werkzeuge von FIRMEN.directory nehmen dafür die Daten aus dem Eintrag und erstellen daraus Dateien zum Herunterladen.

Wichtig ist die Grenze: Das QR-Code-Studio ist kein allgemeiner QR-Code-Generator für beliebige Kampagnen. Es arbeitet mit den Daten und Links des Firmeneintrags. Genau dafür ist es gedacht. Kontakt, Profil, Bewertung und Website sollen zusammenpassen, damit ein gescannter Code nicht ins Leere führt.

Was die Marken-Werkzeuge leisten

Im Dashboard gibt es zwei Basis-Werkzeuge, die für jeden Eintrag nutzbar sind: die digitale Visitenkarte mit E-Mail-Signatur und das QR-Code-Studio. Druckvorlagen und das Social-Media-Kit gehören zu Premium und Elite. Alle Dateien entstehen aus dem jeweiligen Eintrag. Wenn mehrere Einträge im Konto liegen, kann der passende Eintrag ausgewählt werden.

Die Markenfarbe wird im Profil hinterlegt und bei den Materialien verwendet. Dadurch sehen Signatur, QR-Code, Visitenkarte und Briefkopf nicht wie zufällige Einzeldateien aus. Sie bleiben trotzdem schlicht genug, damit Telefonnummer, Website und Adresse lesbar sind.

Digitale Visitenkarte als vCard

Die digitale Visitenkarte wird als .vcf-Datei heruntergeladen. Das ist das gängige Format für Kontakte auf Smartphones und in vielen Adressbüchern. Beim Öffnen kann der Empfänger Name, Firma, Telefonnummer, E-Mail, Website und Adresse übernehmen. Wenn im Profil eine Kontaktperson hinterlegt ist, wird sie ebenfalls berücksichtigt.

Eine vCard ist besonders nützlich nach einem Erstgespräch, bei einem Angebot vor Ort oder nach einem Messekontakt. Statt Kontaktdaten in eine lange E-Mail zu schreiben, kann die Datei angehängt oder per QR-Code geteilt werden. Der Empfänger muss die Nummer nicht abtippen. Das senkt einfache Fehler wie vertauschte Ziffern oder eine falsch geschriebene E-Mail-Adresse.

Vor dem Download lohnt sich ein kurzer Blick in den Eintrag. Eine vCard ist nur so gut wie die Daten, aus denen sie erstellt wird. Stimmen Telefonnummer, Website, Strasse, Ort und Länderangabe nicht, landet der Fehler direkt im Adressbuch des Kunden.

E-Mail-Signatur für Outlook, Gmail und Apple Mail

Die E-Mail-Signatur wird als HTML-Signatur erstellt und kann kopiert oder als HTML-Datei heruntergeladen werden. Sie enthält die Firmendaten, optionale Social-Media-Links, den Profil-Link und auf Wunsch ein Logo. In der Vorschau lässt sich prüfen, wie die Signatur ungefähr wirkt, bevor sie in Outlook, Gmail, Apple Mail oder ein anderes Mail-Programm übernommen wird.

Mail-Programme gehen mit Signaturen unterschiedlich um. Deshalb sollte die Signatur nach dem Einfügen getestet werden: einmal an die eigene Adresse senden, auf Desktop und Smartphone öffnen und prüfen, ob Logo, Links, Zeilenumbrüche und Telefonnummer passen. Manche Programme entfernen Teile des HTML oder ändern Abstände. Das ist kein Fehler der Kontaktdaten, sondern normales Verhalten von Mail-Clients.

QR-Code auf Visitenkarte, Website oder Schaufenster

Das QR-Code-Studio erstellt Codes für feste Ziele aus dem Eintrag: Profil, Bewertungsformular, Website, WhatsApp, Telefonnummer oder vCard. WhatsApp erscheint nur, wenn die Funktion im Eintrag aktiv ist und eine brauchbare Nummer vorhanden ist. Für die Website wird eine sichere http- oder https-Adresse verwendet. Telefonnummern werden für den Anruf-Link bereinigt.

Damit passt der QR-Code zu typischen Situationen. Auf einer Visitenkarte kann er zur vCard oder zum Firmenprofil führen. Auf einem Flyer ist oft die Website sinnvoll. Im Schaufenster kann ein Code zum Profil oder zum Bewertungsformular führen. Auf einer Rechnung oder einem Beiblatt kann ein Profil-Link helfen, wenn Kunden Öffnungszeiten, Adresse oder weitere Kontaktdaten suchen.

Bei QR-Codes für Bewertungen gelten klare Grenzen. Eine Bitte um Bewertung darf keine Gegenleistung, keine Bedingung und keine Vorgabe zur Sternezahl enthalten. Der Code darf den Weg zum Formular verkürzen, aber keine positive Bewertung kaufen oder erzwingen. Mehr dazu steht im Beitrag Firmenbewertungen.

PNG oder SVG: welches Format passt?

QR-Codes können als PNG oder SVG heruntergeladen werden. PNG passt für Website, E-Mail, Social Media oder schnelle Ausdrucke. SVG ist für Druck meist besser, weil die Datei als Vektorgrafik scharf bleibt. Wer einen QR-Code auf Visitenkarten, Plakate oder Aufkleber drucken lässt, sollte nach Möglichkeit SVG verwenden und den Code vor dem Druck mit mehreren Smartphones scannen.

Die Grösse ist nicht nur eine Designfrage. Ein QR-Code braucht genug Abstand zum Rand und darf nicht zu klein gedruckt werden. Auf einer Visitenkarte sollte er frei stehen und nicht direkt neben sehr kleinen Text gequetscht werden. Auf einem Schaufenster-Aushang muss der Code aus der Entfernung noch gut erfassbar sein. Ein kurzer Test mit dem eigenen Smartphone spart später Ärger.

Markenfarbe und Logo

Die Werkzeuge nutzen die Markenfarbe aus dem Eintrag. Beim QR-Code wird die Farbe in den Ecken eingesetzt, während die Punkte dunkel bleiben. Das hilft der Lesbarkeit. Ein QR-Code muss zuerst funktionieren und erst danach gut aussehen. Zu helle Farben, zu wenig Kontrast oder ein zu grosses Logo können die Erkennung verschlechtern.

Im QR-Code-Studio kann bei Premium-Einträgen das eigene Logo in der Mitte erscheinen. Bei anderen Einträgen wird im Studio das FIRMEN.directory-Logo verwendet. Die kleine QR-Rückseite der gedruckten Visitenkarte bleibt bewusst ohne Mittel-Logo, weil ein Logo auf so wenig Fläche stören kann.

Druckvorlagen mit Premium und Elite

Premium und Elite schalten die Druckvorlagen frei. Dazu gehören eine Visitenkarte im Format 85 x 55 mm mit Vorder- und Rückseite sowie ein A4-Briefkopf. Die Visitenkarte kann als PDF heruntergeladen werden; die Vorderseite gibt es auch als PNG. Auf der Rückseite sitzt ein QR-Code zum Firmenprofil.

Der Briefkopf ist für einfache Schreiben, Angebote oder Beilagen gedacht. Er übernimmt Firmenname, Logo, Markenfarbe und Kontaktdaten aus dem Eintrag. Für rechtlich bindende Dokumente sollten Pflichtangaben trotzdem geprüft werden, zum Beispiel Firma, Adresse, Registerangaben oder Umsatzsteuerdaten, je nach Land und Rechtsform.

Social-Media-Kit für Profilbilder und Titelbilder

Das Social-Media-Kit gehört ebenfalls zu Premium und Elite. Es erstellt PNG-Dateien in festen Grössen: ein quadratisches Profilbild, ein LinkedIn-Titelbild, ein Facebook-Titelbild und ein quadratisches Beitragsbild. Die Dateien greifen auf Firmenname, Logo, Slogan, Website und Markenfarbe zurück, soweit diese Angaben im Eintrag vorhanden sind.

Diese Bilder ersetzen keine eigene Kampagne. Sie sind eher ein sauberer Grundsatz für Profile, die bisher kein passendes Titelbild haben. Besonders bei kleinen Firmen ist das oft schon genug: gleicher Firmenname, gleiche Farbe, gleiche Website, keine abgeschnittenen Logos.

Was vor dem Herunterladen geprüft werden sollte

Vor dem Herunterladen sollten die wichtigsten Felder im Eintrag stimmen: Firmenname, Kontaktperson, Telefonnummer, E-Mail, Website, Adresse, Logo, Slogan und Markenfarbe. Danach lohnt sich ein kurzer Funktionstest. Die vCard einmal öffnen, die E-Mail-Signatur an sich selbst senden, den QR-Code mit zwei Geräten scannen und die Druckdatei in der Vorschau prüfen.

Die Werkzeuge sparen doppelte Eingaben. Sie nehmen dem Unternehmen aber nicht die Kontrolle ab. Wer saubere Ausgangsdaten pflegt, bekommt brauchbare Dateien für Kontakt, E-Mail, Druck und Social Media. Wer alte Daten im Profil stehen lässt, verteilt diese alten Daten auch in den heruntergeladenen Materialien.